Kofax PaperPort 14 Profesional

La oficina digital se ha convertido ya en un tema importante para muchas empresas. Pero, ¿cómo se puede aplicar en la práctica? No es tan difícil como mucha gente teme. Mientras tanto, existe un potente software que puede utilizarse para digitalizar documentos en papel de forma fácil y cómoda. Kofax PaperPort 14 Standard o Professional es especialmente adecuado. Este programa no sólo es fácil de usar, sino que también ofrece varias funciones.

¿Qué puede hacer Kofax PaperPort 14 Professional?

Este moderno software de oficina te ayuda a escanear, convertir y almacenar documentos. Si tienes un escáner conectado a tu ordenador, sólo tienes que escanear los documentos con él. A continuación, el programa los convierte inmediatamente en el conocido y ampliamente utilizado formato PDF. Este formato ha ganado adeptos tanto en el sector privado como en el empresarial, porque puede verse con todos los dispositivos finales habituales. Por lo tanto, es completamente irrelevante que abras un archivo PDF con un PC con Windows, un smartphone con Android o un MacBook. El archivo siempre tiene el mismo aspecto.

La mayor ventaja de esta aplicación es que el archivo convertido aparece exactamente como el documento original. Además, no importa si el original consta sólo de texto o tiene imágenes. Siempre se conserva la estructura original. Si es necesario, puedes seguir haciendo cambios en el archivo PDF. Kofax PaperPort 14 Standard y Professional ofrecen varias herramientas integradas para este fin.

Archiva los documentos con claridad

Por supuesto, los archivos escaneados y convertidos deben almacenarse en algún lugar. Puedes crear diferentes carpetas para ello. La forma de repartirlos depende de ti. Por ejemplo, puedes nombrar carpetas con albaranes, facturas u otros temas. De este modo, siempre tendrás una visión general. La mayoría de los usuarios también añaden un año al final para aumentar la visión general.

Como se trata de la versión Profesional, también puedes almacenar los documentos en carpetas de la unidad de red para que tus compañeros puedan acceder a ellos en todo momento. Esto significa que ya no tienes que enviar los archivos deseados de forma engorrosa por correo electrónico. El uso de unidades de red es siempre la mejor solución en empresas grandes con varios empleados.

Software moderno con un funcionamiento sencillo

El requisito más importante para utilizar este software es tener un PC y un escáner. Eso es todo lo que se necesita. El tipo de escáner es irrelevante. Los escáneres planos funcionan tan bien como los dispositivos multifunción. Tras descargar el software, inicia el proceso de instalación haciendo doble clic en el archivo. Durante el proceso, el software detecta automáticamente tu hardware y realiza una configuración adecuada. Por lo tanto, normalmente no necesitas hacer ningún ajuste durante la instalación.

Una vez completado el proceso de instalación, Kofax PaperPort 14 Professional está inmediatamente disponible en su totalidad. Por lo tanto, puedes empezar a trabajar inmediatamente. Una vez que hayas escaneado los primeros documentos y los hayas guardado convertidos, no será difícil volver a encontrarlos. Si tu sistema de archivo no está tan claramente establecido, tampoco hay problema. Esta aplicación ofimática está dotada de una potente función de búsqueda. Lo único que tienes que hacer es buscar un término concreto y te aparecerán inmediatamente los documentos que contengan ese término. Esto también es útil si tu sistema de archivos ya es bastante grande.

¿Por qué deberías comprar este software?

Hay varias razones para esta decisión. La razón más importante es digitalizar la oficina. Los enormes archivadores pronto serán cosa del pasado. Además, hay un enorme ahorro de tiempo. Si se necesitan determinados documentos, bastan unos pocos clics del ratón para encontrarlos.

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